Event manažment systém

Spoločnosti, ktoré sa zaoberajú organizovaním podujatí, čelia pri rozširovaní svojej ponuky a pôsobnosti rozsiahlym procesným zmenám. Tieto zmeny bez dostatočnej systémovej podpory spôsobujú znižovanie efektivity práce a pokles kvality poskytovaných služieb.  Realizovali sme niekoľko riešení pre spoločnosti v tejto oblasti. Našim Najrozsiahlejším riešením je systém pre nadnárodnú spoločnosť Jacob Fleming (Fleming Gulf).

Potreba usporiadania dát

V spoločnosti Jacob Fleming pracovali zamestnanci hlavne s bežnými kancelárskymi aplikáciami a oddeleným/nezávislým ERP systémom. Tie im umožňovali evidovať informácie o jednotlivých obchodným prípadoch, ako aj o všetkých etapách životného cyklu produkovaných eventov. Problémom však bolo riadenie prístupu k týmto údajom, zdieľanie týchto údajov a sémantická nekonzistencia dát (rovnaké dáta boli uložené na rôznych miestach. Napr. existovali dva záznamy tel. čísla spoločnosti Partner Soft u dvoch obchodníkov). S týchto dát bolo možné generovať agregované štatistiky za jednotlivé tímy, ako aj za celú organizáciu, avšak tento proces bol neprimerane dlhý a prácny.

Podpora procesov

Existujúca aplikačná podpora začala byť bariérou v raste spoločnosti. Dáta nebolo možné jednoducho aktualizovať tak, aby aktualizácie boli prístupné všetkým používateľom a získať tak prínosy zo spolupráce viacerých zamestnancov. Neexistovali žiadne systémové bariéry pre potenciálne odcudzenie dát odchádzajúcimi zamestnancami. Zbytočne sa navyšovali náklady spojené s reportovaním práce jednotlivých zamestnancov, čo spoločnosť stálo nemálo času zamestnancov, využiteľného pre získavanie nových potenciálnych zákazníkov. Neexistovali systémové prostriedky pre zabezpečenie požadovaného vysokého štandardu komunikácie zamestnancov so zákazníkmi (majitelia spoločnosti boli nútení spoliehať sa výlučne na schopnosti svojich zamestnancov).

Preto sa majitelia rozhodli riešiť tieto ale i ďalšie problémy nasadením celopodnikového centralizovaného riešenia, ktorého hlavným prínosom bolo zvýšenie efektivity zamestnancov a využitie synergického efektu so zdieľania a aktualizácie dát, ako nosnej zložky marketingových a predajných aktivít.

Work flow a konsolidácia údajov

Naše riešenie zabezpečilo jedinečnosť údajov z všetkých fáz realizačného procesu (existuje už iba jedno tel. číslo spoločnosti Partner Soft a ak ho niekto aktualizuje, nové číslo je automaticky sprístupnené všetkým oprávneným používateľom). Náš Event management system umožňuje definovať viacero systémových roli a týmto roliam priraďovať exaktné prístupy pre jednotlivé údaje. Súčasťou je aj automatizované upozorňovanie používateľov na základe nastavených podmienok (aby sa napríklad nezabudlo fakturovať). Event management system  podporuje existujúce procesy a umožňuje systematizovať prácu zamestnancov na všetkých pozíciách v spoločnosti. Súčasťou riešenia sa stal aj plne integrovaný emailový klient, ktorý umožňuje využívanie šablón emailov pre štandardizovanie emailovej komunikácie. Štandardizáciu komunikácie podporuje aj automatizovaný generátor reklamných materiálov, ktorý z existujúcich dát jednoduchým spôsobom vygeneruje tlačoviny v pdf formáte. Samozrejmosťou je aj reportovací nástroj, ktorým ponúka manažérom vždy aktuálne informácie na podporu ich rozhodnutí a šetrí čas zamestnancov (ktorí už nemusia prácne vyplňovať excelovské formuláre). A aby sa zabránilo potenciálnej strate informácií, náš systém vždy a všade eviduje všetky zmeny vykonané v dátach a umožňuje oprávneným používateľom nahliadnuť do histórie zmien údajov (kto, kedy a akú zmenu vykonal).

Výhody informatizácie

                Nasadením systému Event management v spoločnosti Jacob Fleming sa podarilo zvýšiť počet obchodných príležitostí na jedného obchodníka o 40%, čo je pri priemernej 10% úspešnosti nárast o 4% na tržbách. Súčasne sa podarilo znížiť náklady na prípravu marketingových materiálov a cenových ponúk pre jednotlivé eventy o viac ako 30%. Systémová podpora umožnila aj skrátenie času realizácie obchodných prípadov o cca 10%.